KAS KECIL (PETTY CASH )
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat
dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya
relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek.
Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan
dana kas kecil (Petty Cash Fund
).
Kas kecil termasuk harta yang dimiliki perusahaan, walaupun
jumlahnya relative kecil tetapi tidak menutup kemungkinan untuk dijadikan objek
penyelewengan, misalnya diambil oleh setiap karyawan, oleh karena itu
pegendalian terhadap dana kas kecil ini harus dilaksanakan.
Dana
kas kecil tidak boleh dicampur dengan penerimaan lainnya dan harus dipisahkan
dari aktivitas lainnya, sistem dan prosedur pencatatan pengeluaran yang
dilakukan dari transaksi kas kecil harus didefinisikan, ditetapkan dengan tegas
dan tidak berubah-ubah dalam suatu kebijaksanaan perusahaan.
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Kas Kecil
Menurut Baridwan (1999:88) mendefinisikan kas kecil yaitu:
“Dana kas kecil adalah uang kas yang digunakan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila
dibayarkan dengan cek.”
Selanjutnya Dyekman (1999:298) mengemukakan: “Dana kas kecil
(Petty Cash) adalah sejenis dana imprest, yang menyediakan uang siap pakai
untuk pengeluaran rutin.”
Sedangkan menurut Smith dan Skousen (1999:244)
mendefinisikan: “Pembayaran kas yang mesti dilakukan dengan cepat dan
pembayaran yang terlalu kecil untuk dibuat cek dapat dilakukan dari dana kas
kecil.”
Dana kas kecil adalah sejumlah uang tunai tertentu yang
disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani
pengeluaran-pengeluaran tertentu yang berasal dari kas peusahaan (kas besar).
Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar.
Dari penjelasan di atas jelas bahwa dana ini hanya
diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang
tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu
menetapkan anggaran apa saja yang bisa
dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan
anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana
tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan
dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan
tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas
kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan,
karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan
dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama.
Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat
dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas
kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan
dana kas kecil adalah biaya-biaya:
·
Biaya makan minum.
·
Biaya perlengkapan.
·
Biaya keperluan kantor.
·
Biaya transportasi.
·
Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan
yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan
yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana
kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada
saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih
dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas
kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu
pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan
dana kas kecil tadi.
Dalam (Lie Dharma Putra :2007) menyatakan terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peran yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.
2.2 Prosedur Kas Kecil
Prosedur
kas kecil antara lain sebagai berikut :
2.2.1 Penetapan Batas Saldo Maksimal dan Minimal Kas Kecil
Di awal pembentukan akun kas kecil,
manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan
saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang
akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan. Sekiranya
manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo
maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu
hendaklah di umumkan secara resmi, dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan,
untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di
perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.
Menurut Reckyaldi Nugraha dalam jurnalnya yang
berjudul Analisa Sistem Pengendalian Internal Kas Kecil, menyatakan bahwa “Dana kas kecil dibentuk dengan terlebih
dahulu memperkirakan jumlah kas yang diperlukan perusahaan dari pendanaan
semacam itu untuk periode tertentu, seperti satu minggu atau satu bulan.
Setelah mendapat persetujuan, cek disiapkan dan diuangkan sebesar jumlah yang
diperlukan. Uang yang diperoleh dari cek tersebut diserahkan kepada karyawan,
yang disebut petugas kas kecil. Dalam rangka pengendalian, perusahaan bisa
membatasi jumlah maksimal dan jenis pembayaran yang bisa dilakukan dari dana
kas kecil.”
2.2.2 Petugas Pelaksana Kas Kecil ( Kasir Kas Kecil )
Minimal ada dua petugas pelaksana
kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai
transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas
saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor,
entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas
keci lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas kecil sebaiknya
memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi,
mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap
konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan
penggunaan spreadsheet( form sederhana).
Manajemen hendaknya menyediakan
pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan
petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara
pengisian kembali kas kecil.
2.2.3 Pengisian Kembali Kas Kecil
Begitu nilai batasan maksimal dan
minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya
memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan
menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah
fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi,
dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang
diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas
kecil tersebut.
Menurut Reckyaldi Nugraha dalam jurnalnya yang
berjudul Analisa Sistem Pengendalian Internal Kas Kecil, menyatakan bahwa “Dana
kas kecil biasanya diisi kembali dalam jangka waktu tertentu atau bila dana
tersebut telah habis atau telah mencapai jumlah minimum. Permintaan pengisian
kembali dana kas kecil harus didukung dengan bukti-bukti pengeluaran yang telah
dilakukan oleh pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil bertanggung
jawab atas seluruh dana yang dikelolanya, setiap sisa uang ditambah dengan
buti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan, jumlahnya harus sama dengan dana
kas kecil yang dipegangnya.”
Kasir Kas Kecil wajib
mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu
ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas
kecil mengajukan permohonan pengsian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan
melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan
menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas
atas yang telah ditentukan).
2.2.4 Penggunaan Kas Kecil
Bagian
yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan
pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran)
Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat
persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan. Untuk setiap
pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang
ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas
kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipakan dengan baik.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh
terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur
dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang
jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
2.3 Metode Pengelolaan Kas Kecil
Dalam mengelola dana kas kecil ada
dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.
2.3.1 Imprest Fund Method
Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1999 )
mendefinisikan ”Didalam sistem ini
jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang
diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil ”
Sedangkan
menurut Reckyaldi Nugraha dalam jurnalnya yang berjudul Analisa Sistem
Pengendalian Internal Kas Kecil, menyatakan bahwa “Sistem dana tetap merupakan suatu dana yang
tersedia pada pemegang kas kecil. Kas kecil sistem dana tetap bersifat permanen
(tetap) jumlahnya, dalam artian jumlah dana kas kecil selalu tetap sebesar dana
yang diterima pada saat permulaan pembentukan. Pada sistem imprest pencatatan
atas pengeluaran- pengeluaran kas kecil akan dilakukan pada saat pengisian
kembali.”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa
pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak
berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlah uang yang telah
ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu,
misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan.
Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam
kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana
dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk
setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegang kas kecil selalu melampirkan
kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
Walaupun secara teoritis ada dua sistem
penggelolaan dana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan
yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan
untuk mempermudah pengawasan.
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah
bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan
beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan,
perhitungan dan pertaggung jawaban.
2.3.2 Fluctuation Method
Menurut Baridwan ( 1999 ) Fluctuation Method dikatakan ”
Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi
sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas
kecil ”.
Menurut
Reckyaldi Nugraha dalam jurnalnya yang berjudul Analisa Sistem Pengendalian
Internal Kas Kecil, menyatakan bahwa “Sistem dana berubah merupakan suatu
dana yang tersedia pada pemegang kas kecil dan jumlahnya tidak tetap. Oleh
sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar kedalam kas kecil tidak
dikaitkan dalam jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut dilakukan
sewaktu-waktu yaitu jika persediaan uang dalam petty cash dirasakan sudah
menipis. Pada sistem fluktuasi setiap terjadi pengeluaran atau transaksi dari
kas kecil maka langsung dicatat.”
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa
Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang
saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran
yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan
dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus
menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada
ditangan pemegang dana kas kecil. Dalam hal-hal tertentu tidaklah praktis untuk
menggunakan cek/giro bilyet sebagai alat pembayaran seperti untuk pembelian
perangko, pembayaran ongkos angkut dan berbagai macam pembayaran lainnya
yang jumlahnya relatif kecil.
Kwantitas transaksi ini relatif besar dan sifatnya
segera. Untuk keperluan tersebut perusahaan mengalokasikan sejumlah kas dalam
jumlah tertentu yang disediakan untuk keperluan-keperluan pembayaran yang tidak
mungkin dilakukan dengan menggunakan check/Giro bilyet, yang disebut Kas
Kecil.
Pembentukan kas kecil adalah menyisihkan sejumlah dana untuk
keperluan khusus, dengan mentransfer / memindahbukukan sejumlah dana dari
rekening kas yang ada di bank. Salah satu bentuk pengontrolan pengeluaran yang
dilakukan melalui kas kecil adalah system imprest. Beberapa ketentuan dalam system
ini adalah:
- Kas kecil disediakan untuk
keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan
dengan check. Semua pengeluaran kas kecil dicatat pada buku kas kecil dan
hanya diposting ke buku besar sekali saja pada saat pengisian
kembali kas kecil.
- Dana yang ditentukan dalam kas
kecil harus ditetapkan melelui keputusan manajemen dan tidak boleh
melebihi ketentuan tersebut.
- Pengeluaran-pengeluaran kas kecil
hanya dapat dilakukan setelah perintah pengeluaran kas telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
- Pengisian kembali kas kecil
dilakukan secara berkala (misalnya 1 x seminggu), untuk mengganti sejumlah
kas yang telah digunakan melalui penarikan tunai dari bank. (tidak boleh
dari penerimaan harian). Hal ini perlu dilakukan agar semua penerimaan kas
harian selalu sama dengan jumlah yang disetorkan ke bank.
- Karena transaksi pengisian kas
kecil adalah mengeluarkan kas untuk membayar transaksi yang telah dibayar
melalui dana kas kecil, yang telah disediakan sebelumnya. maka transaksi
kas kecil cukup dibukukan satu kali saja pada saat pengisian kembali kas
kecil. Sedangkan keterangan lebih rinci mengenai penggunaan kas kecil
dicatat pada buku kas kecil yang dicatat secara terpisah dengan buku
besar.
Contoh Kasus :
Kebijakan PT Maju Jaya untuk pembentukan kas kecil pada tanggal 1 Desember
2011 sebesar Rp. 5.000.000,- pengisian kembali dilakukan selama seminggu
sekali. Berikut adalah beberapa transaksi yang terjadi berkenaan dengan kas
kecil.
a.
Pada tanggal 3
Desember 2011 membeli perangko sebesar Rp.500.000,-
b.
Pada tanggal 4
Desember 2011 di keluarkan sejumlah uang untuk biaya makan-minum sebesar
Rp.2.500.000,-
c.
Pada tanggal 6
Desember 2011 di bayar biaya transportasi sebesar Rp.1.700.000,-
d.
Pada tanggal 7
Desember 2011 di lakukan pengisian kembali kas kecil.
Diminta :
1.
Buatlah jurnal yang
berhubungan dengan transaksi di atas.
Imprest Fund Method
|
|||||
Tgl
|
Keterangan
|
Ref
|
Debet
|
Kredit
|
|
2011
|
|||||
1
|
Des
|
Kas Kecil
|
Rp 5.000.000
|
||
Kas
|
Rp 5.000.000
|
||||
7
|
Des
|
Beban Perangko
|
Rp 500.000
|
||
Beban Makan-Minum
|
Rp 2.500.000
|
||||
Beban Transportasi
|
Rp 1.700.000
|
||||
Kas
|
Rp 4.700.000
|
||||
Fluctuation Method
|
|||||
Tgl
|
Keterangan
|
Ref
|
Debet
|
Kredit
|
|
2011
|
|||||
1
|
Des
|
Kas Kecil
|
Rp
5.000.000
|
||
Kas
|
Rp
5.000.000
|
||||
3
|
Des
|
Beban Perangko
|
Rp
500.000
|
||
Kas Kecil
|
Rp
500.000
|
||||
4
|
Des
|
Beban Makan-Minum
|
Rp
2.500.000
|
||
Kas Kecil
|
Rp
2.500.000
|
||||
6
|
Des
|
Beban Transportasi
|
Rp
1.700.000
|
||
Kas Kecil
|
Rp
1.700.000
|
||||
7
|
Des
|
Kas Kecil
|
Rp
4.700.000
|
||
Kas
|
Rp
4.700.000
|
||||
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Aktiva lancar yang paling likuid
ialah kas, sehingga sangat mudah untuk diselewengkan berpindah dari satu pihak
ke pihak lain, kas juga salah satu alat pertukaran dan dapat memberikan dasar
untuk perhitungan akuntansi, oleh karena itu dipelukannya suatu pengendalian
kas.
Dalam
setiap kegiatan perusahaan tidak semuanya dapat menggunakan kas dalam jumlah
yang besar seperti cek, dan giro. Oleh karenanya dibutuhkanlah kas yang
berjumlah kecil untuk kegiatan perusahaan yang tidak dapat menggunakan cek dan
giro yang disebut dengan kas kecil.
Peran kas kecil sangat penting dalam kegiatan perusahaan guna untuk
meningkatkan kelancaran aktivitas perusahaan, sangat tidak efektif ketika suatu
aktifitas perusahaan yang pengeluarannya relatif kecil menggunakan cek yang
membutuhkan waktu yang lama untuk menguamgkannya sehingga disinilah salah satu
peran yang penting dari kas kecil.
Kas
kecil juga tidak luput dari penyelewengan, dengan jumlahnya yangt kecil hal
tersebut sangat mudah di pindahtangankan dengan tidak adanya suatu bukti untuk
mendukung pengeluaran kas kecil tersebut, oleh karena itu perlu adanya
pengendalian yang ketat terhadap kas kecil dengan membuat prosedur-prosedur
pengelolaannya.
Kami berharap Kritik, Saran, dan Pendapat nya yang membangun demi perbaikan penulisan kedepannya.
Semoga Bermanfaat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar